Stockage, que faire de ses archives ?

Stockage, que faire de ses archives ?
Une Pièce En Plus est l’enseigne spécialisée dans le self stockage en Ile-de-France. Stocker ses archives dans un lieu sécurisé est la préoccupation de beaucoup d’entreprises. Il est impératif que ces lieux soient proches de chez vous ou de votre lieu de travail, pour un accès simple et rapide, à n’importe quel moment. Quoi qu’il en soit votre besoin de stockage trouve une solution sur mesure et économique qui s’adapte à tous les besoins.
 

Pourquoi conserver des archives est-il si important ?

Quel que soit votre domaine d’activité, vous devez sauvegarder toute l’ancienneté de votre entreprise, comme les documents officiels, les partenariats avec des clients, la comptabilité depuis vos débuts, les contrats établis avec des entreprises partenaires, toutes les démarches faites depuis le jour de la création de la société. Autant de documents, qui demandent d’être gardés dans un lieu sûr et durant encore bien des années.

Il y a des métiers qui demandent plus que d’autres, à conserver les documents pour une question de sécurité, de légitimité ou tout simplement par devoir. Les métiers concernés sont nombreux, par exemple, les bureaux d’études, les cabinets comptables, les cabinets d’avocats, les hôpitaux, les cliniques privée, les laboratoires et les diverses administrations. L’historique de clients, de chantiers et de patients doivent impérativement être sauvegardés pour faire face à un éventuel changement ou une évolution.

Avant de trouver un espace de stockage, il est conseillé de faire un immense tri dans toutes vos archives. Prenons l’exemple d’un bureau d’études : inutile de garder les garanties décennales de projets datant de plus de 10 ans, comme son nom l’indique une décennale est valable 10 ans. De la même façon, vous pouvez vous séparer des offres de prix rédigées il y a plus d’un an. Après avoir fait de ménage dans vos archives, vous diviserez par deux le volume initial. Par conséquent, votre projet de stockage est lui aussi revu à la baisse.
 

A quel endroit conserver ses archives ?

Maintenant que vous avez fait le tri dans vos archives et que vous vous sentez prêt à tout stocker dans un lieu sûr, il convient de trouver cet espace. En premier, nous vous conseillons de louer un box de stockage près de vos locaux professionnels. Dans un second temps, ce garde meuble doit être économique et surtout que vous puissiez y avoir accès, à n’importe quel moment de la journée.

Il y a certains aspects dont il faut tenir compte, voici une liste non-exhaustive.
  • Le garde meuble doit être au sec, dans un endroit protégé de l’humidité
  • Le box de stockage doit être à l’abri des incendies : des détecteurs de fumée et des extincteurs doivent être visibles de tous
  • Pour assurer l’espace de stockage et vos archives, il faut choisir une assurance dès votre entrée dans les lieux, qui propose des garanties contre le vol et l’incendie.
Les boxes de stockage Une Pièce En Plus vous proposent des espaces aménageables sur mesure et vous réglez les mètres carrés que vous occupez. Avant d’emménager, il est conseillé de calculer le volume nécessaire à louer. Vous avez également la possibilité de choisir des étagères parmi un large choix dans la boutique présente dans chacun des 28 centres en Ile-de-France.

On vous explique pourquoi Une Pièce en Plus répond à vos critères de choix.
 

Une Pièce En Plus, numéro 1 du stockage d’archives en Ile-de-France

Choisir Une Pièce En Plus pour stocker ses archives, c’est opter pour des services sur mesure et de qualité. Nos garde meubles sont hautement sécurisés pour accueillir vos documents quels qu’ils soient. Tous nos boxes de stockage sont sécurisés, propres, secs et fiables. Les espaces de stockage Une Pièce En Plus sont sous vidéosurveillance 24/24h, pour rendre les lieux inaccessibles aux personnes malveillantes. Avec un accès personnalisé, chacun des locataires de boxes reçoit une clé ou un badge individualisé.

Avec Une Pièce En Plus, stocker ses archives c’est l’assurance de trouver un lieu sécurisé et sain. Pour plus de renseignements, rendez-vous sur notre site Une Pièce En Plus ou par téléphone au 0800 403 405.

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