Politique de Confidentialité RH - Candidats 

Version du 27/08/2018
 
Préambule
 
Cette politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») a pour objectif d’informer les candidats sur les traitements des données à caractère personnels réalisés par la société Une Pièce en Plus (« UPEP ») dans le cadre des recrutements.
 
La Politique de Confidentialité est accessible depuis le site internet d’UPEP ou depuis un lien hypertexte dans un email ou accusé réception envoyé par UPEP.
 
Cette Politique de Confidentialité pourra être modifiée pour tenir compte notamment de l’évolution des traitements des données mis en œuvre et de la législation applicable.
 

1. Le responsable de traitement et les personnes concernées par cette politique de confidentialité

UPEP est le responsable de traitement en tant que recruteur.
 
Les personnes concernées par le traitement des données personnelles sont celles qui (i) postulent à un poste chez UPEP que ce soit depuis la plateforme de recrutement / le site internet d’UPEP, un site de recrutement tiers, des réseaux sociaux professionnels ou par tout autre moyen y compris par une candidature spontanée ou (ii) dans le cadre de discussions avec UPEP ou un recruteur tiers en vue d’un recrutement potentiel au sein d’UPEP (les « Candidats »).  
 
 

2. Définitions

L’expression « donnée à caractère personnel » désigne toute information susceptible d’identifier une personne directement comme le nom et prénom ou indirectement comme une adresse IP, le numéro de sécurité sociale ou un matricule (les « Données »).
 
Un traitement de données désigne toute opération effectuée ou envisagée directement ou indirectement avec les Données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la modification,  la consultation, l'utilisation, la transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, ou la destruction, etc.
 

3. Données collectées et traitées

UPEP collecte des Données directement et indirectement auprès des  Candidats notamment à travers les moyens et outils suivants :
 
  • le curriculum vitae et la lettre de motivation communiqués par le Candidat
  • les applications et logiciels utilisés dans le cadre d’un processus de recrutement,
  • les formulaires et/ou questionnaires remplis par les candidats,
  • les réponses aux entretiens d’embauche,
  • les médias et/ou réseaux sociaux (Linkedin, CVthèque etc.) ou par tout autre moyen ou outils destinés aux candidats ou utilisés par ces derniers à des postes chez UPEP
  • par téléphone
  • Vidéo (entretien vidéo en ligne)
 
Dans d’autres cas, UPEP collecte ou génère des Données (notamment les données générées par des outils utilisés dans le cadre du processus de recrutement ou celles transmises par ou accessibles via des tiers).
 
Certaines Données sont obtenues directement auprès des candidats et doivent être mises à jour. A ce titre, les candidats, dans le cas où ils désireraient que leur candidature soit conservée dans la base de données d’UPEP pour des recrutements futurs, s’engagent à communiquer au service en charge du recrutement toute mise à jour desdites Données dans les meilleurs délais.
 
Le traitement des Données des Candidats est fondé sur leur consentement ainsi que sur l’intérêt légitime d’UPEP pour certaines finalités.
 
Le tableau ci-dessous récapitule l’ensemble des traitements de Données en précisant pour chaque finalité : les données concernées, le fondement, la durée de conservation et les personnes/services accédant à ces Données.
 

4. Tableau récapitulatif des finalités, Données traitées, fondement du traitement, durée de conservation

 
Candidat
Contexte de la collecte Type de Données Finalités du traitement Fondement du traitement Durée de conservation des Données Personnes/services ayant accès aux Données
 
Recrutement
 
Données collectées lors de l’envoi du CV et autres informations personnelles sur la plateforme de recrutement ou site UPEP, ou lors de recherche de candidat par les services d’UPEP ou d’un prestataire en charge du recrutement
 
 
  • Nom et prénom ;
  • Sexe ;
  • Age / Date de naissance
  • Adresse de messagerie ;
  • Nationalité (si le poste le justifie)
  • Adresse postale ;
  • Numéro de téléphone portable et fixe ;
  • Photo, enregistrement vidéo, son ;
  • Identifiant, nom d’utilisateur et mot de passe ;
  • Informations relatives aux expériences professionnelles et à la formation;
  • Permis de conduire
  • Profil sur les médias sociaux professionnels
  • Gestion du recrutement et évaluation des profils des candidats
 
 
  • Consentement
 
 
  • 2 ans sauf demande contraire après le dernier contact avec le candidat
  • Service des Ressources Humaines (« RH »),  Directeurs de sites, Directeurs Régionaux et Direction générale
  • Manager de la société CLEF (société holding UPEP)
  • Tiers éditeur d’outils de  recrutement
Recrutement
  • Les données listées ci-dessus
  • Tenue d’un registre des candidatures déjà étudiées au cours des 6 derniers mois
  • Intérêt légitime
  • 6 mois à compter du dernier contact avec le candidat dans le cadre de son recrutement
  • Service des Ressources Humaines (« RH »),  Directeurs de sites, Directeurs Régionaux et Direction générale
 
Inscription à des alertes offres d’emploi 
 
  • Nom et prénom ;
  • Adresse de messagerie ;
  • Préférences sur les postes recherchés
  • Adresser des notifications sur la publication d’une nouvelle offre ou sur l’ouverture d’une opportunité au sein d’UPEP, correspondant aux préférences que exprimées.
  • Consentement
  • 2 ans sauf demande contraire après le dernier contact avec le candidat
  • RH
 
 
 

5. Les personnes ayant accès aux données

 Les données personnelles collectées sont accessibles au sein d’UPEP par les services compétents à la gestion des recrutements.
 
L’accès aux données personnelles est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein d’UPEP.
 
Le tableau ci-dessus précise pour chaque finalité les personnes et services d’UPEP susceptibles d’avoir accès aux Données concernées par le traitement en question.
 

6. Les destinataires et les transferts de ces Données

 Pour certaines des finalités identifiées ci-dessus, UPEP a recours aux services de sousqui ont besoin d’avoir accès à des Données pour exécuter la mission qui leur a été confiée par UPEP, y compris certains qui se trouvent hors de France. Dans ce cas, UPEP impose à ces cocontractants des obligations fortes en matière de traitement, confidentialité et sécurité des Données auxquelles ces prestataires ont accès. Certaines Données peuvent également faire l’objet d’un transfert à CLEF, société holding d’UPEP.
 
UPEP peut également être mmuniquer les Données à des tiers dans certains cas particuliers :
  • Si UPEP envisage de céder une activité ou d’actifs (y compris par cession de l’entreprise exerçant cette activité ou possédant ces actifs), les Données pourront être communiquées à l’acquéreur et à aux acquéreurs potentiels dans le cadre d’un audit y compris leurs conseils.
  • Si UPEP ou toute partie de ses actifs fait l’objet d’une acquisition par un tiers, les Données seront l’un des actifs transférés. Les Données seront traitées par l’acquéreur qui agira comme le nouveau responsable du traitement et sa politique de protection des Données régira alors le traitement des Données.
  • Si UPEP est obligée de divulguer ou donner accès aux Données pour se conformer à une obligation légale ou à une décision de justice, ou pour faire respecter ou appliquer le contrat de collaboration ou toutes autres circonstances que acceptées, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de UPEP, de ses clients ou de ses collaborateurs ;
  • Si la loi autorise ce transfert par UPEP.
 UPEP ne vend pas les Données à des tiers.

 

7. Les actions réalisées sur les Données

Les actions suivantes sont réalisées sur les Données :
  • Collecte et enregistrement des Données
  • Organisation ou structuration des Données
  • Hébergement ou conservation des Données via des logiciels tiers,
  • Consultation des données
  • Tri (via une solution éditée par un tiers)
  • Archivage en externe
  • Communication des Données par transmission, diffusion or toute autre forme de mise à disposition aux services concernés
  • Modification / consultation par les RH
  • Effacement ou destruction des Données 

 8. La localisation des données et les mesures de sécurité en place

L’ensemble des Données est situé au sein de l’Union Européenne. Les Données sont hébergées chez ISI Expert, MyCVthèque  et Scoringline.
 
UPEP prend toutes les précautions utiles pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données et en empêcher l’altération, la corruption ou l’accès par des personnes non autorisées. Une politique de sécurité du système d’information a été mise en place. A titre, d’exemple, les accès à vos Données sont limités et restreints aux seules personnes/services qui ont besoin d’y accéder. Les accès aux Données nécessitent l’utilisation d’un identifiant et mot de passe.
 
Néanmoins, la transmission de Données par le biais d’internet n’est pas sans risque, par conséquent UPEP ne garantit pas la sécurité des Données transmises par internet dès lors qu’UPEP aura respecté ses engagements en termes de sécurité.
 

9. Exercice des droits

Dans le cadre du traitement de Données réalisé par UPEP, les collaborateurs et candidats ont le droit de :
  • D’obtenir l’accès aux Données traitées le concernant
  • D’obtenir la rectification des données
  • D’obtenir l’effacement lorsque les Données (i) ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, (ii) sont basées exclusivement sur le consentement, (iii) font l’objet d’une demande d’opposition,
  • D’obtenir la limitation du traitement, temporairement, lorsque l’exactitude des données est contestée, lorsque la personne concernée s’est opposée au traitement, lorsque les Données ne sont plus nécessaires à UPEP mais sont encore nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.
  • S’opposer aux traitements de ses Données pour des raisons tenant à sa situation particulière
  • De retirer son consentement à tout moment s’agissant de traitements fondés sur le consentement
  • D’obtenir la portabilité de ses Données lorsque le traitement est fondé sur le consentement et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés
  • De fournir des directives sur le sort de leurs données post-mortem
  • D'introduire une réclamation auprès de la CNIL
 
Pour l’exercice de ses droits les collaborateurs ou candidats doivent contacter Cécile Gachignard à l’adresse suivante : Une Pièce En Plus : 1 rue François Jacob, 92500 Rueil Malmaison.
 
 
 
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