Ranger ses mails en créant des dossiers

Ranger ses mails en créant des dossiers
Ranger ses mails demande une certaine discipline mais n’est en rien compliqué. Il suffit de connaître les bonnes méthodes et surtout d’adopter les bons gestes au quotidien. Voici quelques astuces pour vous aider à gérer votre messagerie en un minimum de temps tout en restant productif.
 

Pourquoi est-il important de ranger ses mails ?

En 2021, près de 1.4 milliards de mails ont été envoyés chaque jour en France. En moyenne, une personne reçoit 88 courriels dans sa boite de réception quotidiennement. Ce nombre exprime à lui seul l’importance de trier et ranger ses mails régulièrement. Dans le cas contraire, cela peut engendrer de nombreux impacts dans votre vie personnelle et professionnelle.
 

Un impact sur votre productivité

Ne pas ranger ses mails régulièrement peut amener à une baisse de votre productivité. En effet, vous risquez de passer un temps considérable dans votre messagerie chaque jour afin de répondre aux mails les plus importants ou à rechercher un message dont vous avez besoin mais qui est perdu dans la masse. Le temps passé dans votre boîte de réception est du temps que vous ne pouvez plus consacrer à votre travail.
 

Un réel impact psychologique  

Ouvrir une boîte mail surchargée et en désordre peut rapidement engendrer du stress. Vous sentez que vous êtes débordé et vous n’arrivez plus à faire face à la situation. Vous craignez de rater un mail important, de ne pas avoir répondu à un message urgent…Vous vous sentez submergé et l’anxiété se fait de plus en plus importante à mesure que les mails s’accumulent.
 

Les bonnes méthodes à adopter pour ranger ses mails

Ranger ses mails demande une certaine discipline mais n’est en rien compliqué. Il suffit de connaître les bonnes méthodes et surtout d’adopter les bons gestes au quotidien. Voici quelques astuces pour vous aider à gérer votre messagerie en un minimum de temps tout en restant productif.
 

Regrouper ses mails en créant des dossiers

Afin d’avoir une messagerie bien rangée, rien de tel que de ranger ses mails en créant des dossiers. Classez les mails par thèmes ou par destinataires. Par exemple, si vous utilisez Gmail, vous pouvez créer des libellés avec des couleurs différentes. Visuellement, cela permet de mieux s’y retrouver. Hiérarchisez également vos dossiers, du plus important ou moins important.  
 

La méthode Inbox Zéro

Cette méthode a été créé par Merlin Mann, auteur américain et expert en productivité. Elle consiste à gérer ses mails au quotidien, en un temps défini. Les mails ne nécessitant aucune réponse de votre part sont directement archivés. Pour ceux nécessitant une réponse plus complète ou un travail approfondi, planifiez dans votre agenda un bloc de temps pour vous en occuper. Grâce à cette méthode, votre temps dédié à cette tâche est prédéfini et vous gagnez en productivité et en sérénité.

L’utilisation de filtres

Les filtres sont de véritables outils pour vous aider à avoir une messagerie rangée en toutes circonstances. Ils permettent de classer vos mails dans des dossiers avant même qu’ils soient arrivés dans votre boîte de réception. Pour cela, il vous suffit de déterminer les thèmes à rechercher ainsi que l’action à effectuer lorsque ceux-ci ont été trouvés.
 

Faire du tri dans ses mails

Afin de ne pas recevoir des centaines de mails pour jour, pensez à faire du tri régulièrement. Désabonnez-vous des newsletters que vous ne lisez plus ou encore des mails de promotions de boutiques où vous n’allez plus. Certains mails que vous aviez archivés des années auparavant peuvent désormais être supprimés définitivement.
 
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