Notaires, avocats, où stocker ses archives?

Notaires, avocats, où stocker ses archives?
Notaire, avocat, architecte, comptable, TPE ou PME, le point commun à tous ces professionnels est de trouver une solution de stockage externe, un local d’archivage spécifique. En effet, lorsque l’on se retrouve avec des documents qui commencent à prendre beaucoup trop de place et qui s’amoncellent derrière la porte du bureau, ça devient très rapidement ennuyant. Une Pièce En Plus partage avec vous quelques conseils pour trouver la solution de stockage la plus adaptée à votre projet et à votre porte-monnaie.
 

Pourquoi stocker des archives lorsqu’on est notaire ou avocat ?

Lorsqu’on est avocat, notaire, architecte, expert-comptable ou autres,  on a tendance à accumuler des dossiers et de la paperasse. Il faut savoir que tous les documents que reçoivent et émettent ces professionnels doivent être conservés selon une durée imposée par la loi. Il est impératif de respecter ces durées, pour être en règle avec le fisc d’abord, mais aussi avec le comptable et la chambre du commerce. C’est pourquoi l’archivage concerne de nombreux professionnels. Plus tard dans l’article nous aborderons le stockage des différents métiers concernés par l’archivage.

Trouver un lieu de stockage sécurisé en tant qu’avocat et notaire, c’est louer un espace pour désencombrer son bureau, un lieu auquel on a accès à n’importe quel moment pour récupérer lorsqu’on le souhaite, un dossier ou autre au quotidien. En faisant appel à un professionnel du self stockage ou à un garde meuble nouvelle génération, on économise la location d’un second bureau ou un déménagement qui reviendrait trop cher.
 

Quels sont les métiers concernés par l’archivage ?

Les métiers concernés par l’archivage et le stockage de dossiers sont le plus souvent les TPE, les PME et les indépendants. Cependant, quelques-uns ressortent du lot, comme les avocats, les études notariales, les cabinets d’architectes, les comptables et les télétravailleurs. Leur intérêt à garder et à stocker des archives dans un espace est tout aussi important, puisqu’ils accumulent sans arrêt des papiers, des impressions et des dossiers. Ils libèrent ainsi de l’espace dans leur cabinet, et continuent à développer leur activité sans encombre.

A ce jour, la solution dédiée aux professionnels qui souhaitent archiver est la location d’un espace de stockage chez un professionnel.
 

Où stocker ses archives lorsqu’on est notaires ou avocats ?

Plusieurs solutions s’offrent à vous, en tant qu’avocat, notaire, architecte ou d’experts-comptables. Celle qui est la plus adaptée pour être économique et sécurisée est la location d’un box de stockage dédié à l’archivage. Une Pièce En Plus met à votre disposition des garde-meubles nouvelle génération avec des services de haute qualité. L’avantage c’est que vous avez accès à cet espace à n’importe quel moment, vous êtes équipé d’un badge, d’une clé ou d’un code d’accès personnalisé qui vous garantit l’accès illimité au lieu de stockage.

La seconde solution est le costockage, c’est-à-dire le stockage entre particuliers. Un proche, un voisin ou une connaissance a une pièce en plus, un grenier inutilisé, une cave libre dont il ne se sert pas, vous avez la possibilité de lui louer cet espace pour y stocker vos archives. De nombreux sites et plateformes de mise en relation existent sur la toile, un conseil, faites attention au moment de la visite des lieux : vérifier bien que la pièce à louer soit propre, sécurisée, au sec et accessible à n’importe quel moment. Le plus embêtant serait de devoir attendre le propriétaire des lieux, à chaque fois que vous souhaitez vous y rendre.
 

Vers une transformation numérique

Aujourd’hui, conserver, archiver, stocker et sauvegarder des documents sont des aspects importants pour les chefs d’entreprises de PME et de TPE, les avocats, les cabinets médicaux, les cabinets d’architectes, etc. La stratégie de gestion des documents est au cœur des entreprises, c’est pour cela que de plus en plus de sociétés sont obligées de se tourner vers des solutions logicielles, pour optimiser leur archivage. Avec l’augmentation des données et la sécurisation de celles-ci, il est indispensable à ce jour de pouvoir compter sur le numérique et le digital en terme de stockage et d’archivage.
 

Une Pièce en Plus, acteur majeur du stockage des archives des notaires et avocats

Une Pièce En Plus est le leader du self stockage en Ile-de-France, pour cela les équipes présentes sur le terrain et dans les 27 centres de stockage doivent être réactives. Tous les collaborateurs doivent répondre au mieux aux demandes de ces professionnels, en leur proposant des solutions dédiées à l’archivage et au stockage de leurs dossiers. Pour y répondre, le numéro 1 du self stockage à Paris et en région parisienne met à leur disposition des garde-meubles nouvelle génération, où la sécurité et la propreté sont les principales qualités de chacun des lieux. Stocker et archiver lorsqu’on est avocat, notaire, architecte ou bien expert-comptable, devient plus simple et plus économique avec Une Pièce En Plus.

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