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Documents d’entreprise : quand archivage rime avec self-stockage

archivage, service de stockage professionnel


Traçabilité, confidentialité, sécurité : l’archivage de documents professionnels exige une gestion rigoureuse. Tout au long de l’exercice de son activité, une entreprise produit une grande quantité de papiers administratifs : bilans annuels, factures, contrats de travail… Combien de temps faut-il les conserver ? Sur quel type de support ? Une Pièce En Plus vous propose des solutions fiables pour archiver vos documents d’entreprise.

L’archivage : une obligation légale

Les modalités de conservation de documents d’entreprise obéissent à un cadre juridique. Plusieurs textes législatifs imposent la mise à disposition des originaux pendant un laps de temps défini :

  • Code du Travail
  • Code du Commerce
  • Code Civil
  • Code de la Sécurité Sociale

Il n’y pas de sanction pénale pour la non-conservation de documents d’entreprise. En revanche, l’absence d’archives dans certaines circonstances est punie par la loi :

  • Défaut d’établissement de documents obligatoires (livres comptables et registres sociaux)
  • Entrave au contrôle fiscal (refus de communiquer un document ou destruction avant la date prescrite)
  • Faux et usage de faux (peine maximale encourue : 3 ans de prison / 225 000 euros d’amende)

Des preuves en cas de litige

Un client refuse de régler une prestation ? Un fournisseur discute le contenu d’une livraison ? Un salarié conteste son licenciement pour faute grave ? Seul l'original fait foi en justice. Un archivage de qualité permet de prouver facilement l'existence d'un droit ou d'une obligation : un enjeu majeur pour l’entreprise.

Un document, plusieurs délais de conservation

La durée de conservation des archives d’entreprise varie selon les délais de prescription. Un même document peut être soumis à différents délais d’archivage. Dans ce cas, la prudence recommande d'appliquer la durée de conservation la plus longue.

Les avantages du self-stockage pour les PME

Outre le gain de place au bureau, louer un box hors de l’entreprise pour archiver des documents présente d’autres avantages :

  • accès illimité 7j/7, 24h/24,
  • Mise à disposition de chariots, diables et transpalettes pour la manutention
  • Sécurité assurée par caméras de surveillance
  • Contrats de location flexibles pouvant inclure une assurance
  • Facilité à changer de box en fonction des besoins
  • Faible coût pour les petites surfaces (facturation en fonction de la surface occupée)
  • Tarifs préférentiels sur la location de camions de déménagement

Bien classer pour s’y retrouver

Essentiels en gestion d’archives : le classement et la protection des dossiers. Pour s’y retrouver, mieux vaut adopter une méthode de tri efficace. Étiquettes, boîtes en carton solides, liste d’inventaire, rangement à l’horizontale et non à même le sol… Sur place, le personnel qualifié Une Pièce En Plus vous aide à optimiser votre espace de stockage.

Bien choisir son box de stockage
Afin de vous guider dans le choix d’un espace d’entreposage, nous mettons à votre disposition plusieurs services pratiques :

Voir aussi : Professionnels : pourquoi choisir l’entreposage libre-service